ICS2 – Datenanforderungen 2023

Liebe Zollgemeinde,

da mich nach meinem Post zum ICS2 hier auf LinkedIn sehr viele Fragen im Nachgang erreicht haben, möchte ich diesen Newsletter noch einmal dem ICS2 widmen und Ihnen noch einige Hintergrundinformationen hierzu liefern.

In diesem Beitrag möchte ich vor allem erörtern, wie sich die ICS2-Initiative sowohl auf die Logistikunternehmen, als auch auf Importeure auswirkt, welche Fristen für die Implementierung zu beachten sind und welche Daten/Informationen zukünftig bereitgestellt werden müssen. Vor allem möchte ich jedoch die Fragen, die mir gestellt wurden, noch einmal konkret beantworten:

Welchen Zweck verfolgt die EU-Kommission mit der ICS2-Initiative?

ICS2 wurde entwickelt, um den europäischen Binnenmarkt und dessen Bürger zuverlässiger vor Bedrohungen zu schützen, und den „rechtmäßigen Handel“ gleichzeitig zu erleichtern.

Bei ICS2 handelt es sich bekanntermaßen um ein neues IT-System, dessen Funktionsweise wesentlich darauf aufbaut, sicherheitsrelevante Daten zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu analysieren, um die Zollbehörden in die Lage zu versetzen, zum richtigen Zeitpunkt und an der richtigen Stelle zu intervenieren. Die moderne Architektur soll darüber hinaus dazu beitragen, den Informationsaustausch zwischen Wirtschaftsakteuren und EU-Zollbehörden zu erleichtern.

Die Einführung von ICS2 wird in drei Phasen vollzogen. Auf welche Änderungen müssen wir uns einstellen? Welche Fristen sind dabei zu beachten?

Jede Phase von ICS2 betrifft grundsätzlich unterschiedliche Wirtschaftsakteure und Verkehrsträger, wobei die erste Phase bereits am 1. März 2021 in Kraft getreten ist. Wirtschaftsakteure müssen ihre Waren je nach Art der von ihnen erbrachten Dienstleistungen bei ICS2 anmelden.

• Die erste Phase betrifft Express- und Postdienste im Luftverkehr (vor Beladung) und trat am 15.03.2021 in Kraft.
• Die zweite Phase betrifft die gesamte Luftfracht sowie Express- und Postdienste (vollständig) und tritt am 01.03.2023 in Kraft.
• Phase 3 wird am 01.03.2024 in Kraft treten und dann auch den Seeweg sowie Straße und Schiene betreffen.

An vielen Unternehmen, vor allem an Importeuren ist diese Phase quasi lautlos vorbeigegangen. Woran liegt das?

Dies dürfte im Wesentlichen folgende Gründe haben:

• Zum einen wurden mit der ersten Phase ausschließlich Maßnahmen umgesetzt, die den Zeitraum vor Beladung betreffen. Kontrollen oder sonstige Maßnahmen werden damit grundsätzlich noch im Drittland umgesetzt. Der Importeur wird davon im Regelfall nichts mitbekommen.
• Weiter sind von Phase 1 ja zunächst die Express- und Postdienste betroffen – also aus Sicht des Importeurs externe Dienstleister, die die Anmeldung übernehmen.
• Da auch keine Schnittstellen zu nationalen Systemen wie beispielsweise zum IT-Verfahren ATLAS existieren (z. B. keine Anmeldung als Vorpapier), gibt es auch hier keine Berührungspunkte.

Gerade die beiden Informationen EORI-Nummer des Empfängers und HS-Code liegen dem Beförderer in der Regel nicht vor. Wie kann in der Praxis sichergestellt werden, dass die Informationen zum richtigen Zeitpunkt vorliegen, damit keine Verzögerungen in der Lieferkette entstehen?

Tatsächlich hat sich an den geforderten Datenelementen selbst nicht viel geändert. Neu sind allerdings die zeitliche Abfolge und die diesbezüglichen Anforderungen. Bestimmte Daten müssen mit ICS2 schließlich bereits vor der Beladung vorliegen und in entsprechenden Anmeldungen übermittelt werden. Genau daher kommt die zusätzliche Komplexität.

Eine reibungslose und verzögerungsfreie Abwicklung wird damit, mehr denn je, leistungsfähige Prozesse erfordern. Für manche Unternehmen könnte der Schlüssel dabei auch im sogenannten „multiple filing“ liegen. Unterschiedliche Beteiligte in der Lieferkette können dabei die Anmeldung vervollständigen, müssen allerdings natürlich nahtlos untereinander referenzieren.

Grundsätzlich gilt natürlich: Die EORI-Nummer kann im Regelfall nur vom Empfänger bereitgestellt werden. Der 6-stellige HS-Code sollte aber regelmäßig auch bereits vom Exporteur bereitgestellt werden können. Er kennt die technischen Spezifikationen der Ware schließlich am besten.

Wer ist rechtlich betrachtet für die Korrektheit der Daten verantwortlich?

Verantwortlich ist zunächst derjenige, der die Anmeldung abgibt – aber tatsächlich auch jeder andere, der Informationen zugeliefert hat.

Welche Maßnahmen sollten unsere Leser ergreifen, um die Einführung von ICS2 reibungslos über die Bühne zu bekommen?

Zunächst ist es erforderlich, das nötige Knowhow über ICS2 aufzubauen, und die relevanten Anforderungen und Neuerungen vollständig zu verstehen. Weiter sollten IT-Systeme und Prozesse hinsichtlich der neuen Anforderungen überprüft und erforderlichenfalls angepasst werden. Hier wird es auch wesentlich darauf ankommen, die Schnittstellen zu den relevanten weiteren Beteiligten in der Lieferkette zu überprüfen und bei Bedarf den zusätzlichen Informationsaustausch einzurichten.

Liebe Leserinnen und Leser, haben Sie sich bereits auf die ICS2-Einführung vorbereitet? Wie gehen Sie mit den Herausforderungen um? Ich freue mich auf Ihre Kommentare und den konstruktiven Austausch mit Ihnen!