ICS2 – Exigences en matière de données 2023

Chère communauté douanière,

Comme j’ai reçu beaucoup de questions après mon post sur l’ICS2 sur LinkedIn, j’aimerais consacrer cette lettre d’information à l’ICS2 et vous donner quelques informations de base.

Dans cet article, je me concentrerai sur l’impact de l’initiative ICS2 sur les entreprises de logistique et les importateurs, sur les délais de mise en œuvre et sur les données/informations qui devront être fournies à l’avenir. Mais avant tout, je souhaite répondre concrètement aux questions qui m’ont été posées :

Quel est l’objectif de la Commission européenne avec l’initiative ICS2 ?

ICS2 a été conçu pour protéger le marché unique européen et ses citoyens de manière plus fiable contre les menaces, tout en facilitant le « commerce légitime ».

ICS2 est connu pour être un nouveau système informatique dont le fonctionnement repose essentiellement sur l’analyse des données relatives à la sécurité le plus tôt possible afin de permettre aux autorités douanières d’intervenir au bon moment et au bon endroit. Cette architecture moderne devrait également contribuer à faciliter l’échange d’informations entre les opérateurs économiques et les autorités douanières de l’UE.

Le déploiement d’ICS2 se fera en trois phases. Quels sont les changements auxquels nous devons nous préparer ? Quels sont les délais à respecter ?

Chaque phase d’ICS2 concerne en principe des acteurs économiques et des modes de transport différents, la première phase étant déjà entrée en vigueur le 1er mars 2021. Les opérateurs économiques doivent déclarer leurs marchandises à l’ICS2 en fonction du type de services qu’ils fournissent.

• La première phase concerne les services express et postaux dans le transport aérien (avant chargement) et est entrée en vigueur le 15 mars 2021.
• La deuxième phase concerne l’ensemble du fret aérien ainsi que les services express et postaux (dans leur intégralité) et entrera en vigueur le 01/03/2023.
• La phase 3 entrera en vigueur le 01.03.2024 et concernera alors également le transport maritime, routier et ferroviaire.

De nombreuses entreprises, en particulier les importateurs, ont traversé cette phase de manière quasi silencieuse. A quoi cela est-il dû ?

Les raisons principales de cette situation sont probablement les suivantes :

• D’une part, la première phase a uniquement mis en œuvre des mesures qui concernent la période précédant le chargement. Les contrôles ou autres mesures sont donc en principe encore appliqués dans le pays tiers. En règle générale, l’importateur n’est pas au courant de ces mesures.
• En outre, la phase 1 concerne d’abord les services express et postaux, c’est-à-dire, du point de vue de l’importateur, les prestataires de services externes qui se chargent de l’enregistrement.
• Comme il n’existe pas non plus d’interfaces avec les systèmes nationaux, par exemple avec la procédure informatique ATLAS (par exemple, pas de déclaration en tant que document préliminaire), il n’y a pas non plus de points de contact dans ce domaine.

Ce sont précisément ces deux informations, le numéro EORI du destinataire et le code SH, qui ne sont généralement pas disponibles pour le transporteur. Comment s’assurer dans la pratique que ces informations sont disponibles au bon moment afin d’éviter tout retard dans la chaîne logistique ?

En fait, les éléments de données requis n’ont pas beaucoup changé. Ce qui est nouveau, en revanche, c’est la chronologie et les exigences y afférentes. En effet, avec ICS2, certaines données doivent être disponibles avant le chargement et transmises dans les déclarations correspondantes. C’est précisément de là que vient la complexité supplémentaire.

Un traitement sans heurts et sans retards exigera donc, plus que jamais, des processus performants. Pour certaines entreprises, la clé pourrait également résider dans ce que l’on appelle le « multiple filing ». Différents acteurs de la chaîne d’approvisionnement peuvent ainsi compléter la déclaration, mais doivent bien entendu se référencer mutuellement de manière transparente.

Le principe de base est que le numéro EORI ne peut être fourni que par le destinataire. Le code SH à 6 chiffres devrait toutefois pouvoir être fourni par l’exportateur. Après tout, c’est lui qui connaît le mieux les spécifications techniques des marchandises.

Qui est légalement responsable de l’exactitude des données ?

Le premier responsable est celui qui dépose la demande – mais en fait, toute autre personne qui a fourni des informations est également responsable.

Quelles mesures nos lecteurs doivent-ils prendre pour que le déploiement d’ICS2 se déroule en douceur ?

Tout d’abord, il est nécessaire d’acquérir les connaissances nécessaires sur ICS2 et de comprendre pleinement les exigences et les nouveautés pertinentes. Ensuite, les systèmes informatiques et les processus doivent être examinés à la lumière des nouvelles exigences et, si nécessaire, adaptés. Il est également essentiel de vérifier les interfaces avec les autres acteurs de la chaîne d’approvisionnement et de mettre en place un échange d’informations supplémentaire si nécessaire.

Chers lecteurs, vous êtes-vous déjà préparés à l’introduction d’ICS2 ? Comment abordez-vous les défis ? J’attends avec impatience vos commentaires et un échange constructif avec vous !